Στους ελέγχους το πιο συχνό εύρημα δεν έχει σχέση με τη θέση των καμερών: είναι το καταγραφικό που κρατάει έξι μήνες υλικό, επειδή «έτσι ήρθε από το εργοστάσιο».
Ένα παράδειγμα
Μια πολυκατοικία τοποθετεί δύο κάμερες, στην είσοδο και στο υπόγειο. Το καταγραφικό βγαίνει από το κουτί ρυθμισμένο να γράφει μέχρι να γεμίσει ο δίσκος, δηλαδή περίπου έναν μήνα. Στην πρώτη καταγγελία, ο έλεγχος δεν σταματά στη θέση των καμερών: διαπιστώνει ότι το αρχείο κρατούσε τριάντα ημέρες αντί για σαράντα οκτώ ώρες. Η ρύθμιση του κύκλου εγγραφής, δηλαδή του χρόνου μετά τον οποίο το καταγραφικό σβήνει μόνο του το παλιό υλικό, είναι δουλειά λίγων λεπτών την ημέρα της εγκατάστασης· η αιτιολόγηση ενός μήνα υλικού μετά, στον έλεγχο, δεν είναι.
Ο κανόνας
Σύμφωνα με την Οδηγία 1/2011 της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (άρθρο 8 παρ. 1), εφόσον δεν έχει προκύψει περιστατικό, το υλικό καταστρέφεται το αργότερο μέσα σε δεκαπέντε (15) εργάσιμες ημέρες.
Οι εξαιρέσεις
- Αν συμβεί περιστατικό σε βάρος του υπευθύνου ή των αγαθών του, το σχετικό απόσπασμα τηρείται σε χωριστό αρχείο για 30 ημέρες.
- Αν το περιστατικό αφορά τρίτον, ο χρόνος φτάνει τους 3 μήνες.
- Για τράπεζες και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα η Οδηγία ορίζει ειδικό όριο 45 ημερών (άρθρο 16 παρ. 2).
Η εξαίρεση αφορά το συγκεκριμένο απόσπασμα, όχι ολόκληρο το αρχείο. Ένα περιστατικό δεν δικαιολογεί τήρηση τριών μηνών για το σύνολο των καμερών.
Πολυκατοικίες: 48 ώρες, όχι 15 ημέρες
Εδώ γίνεται συχνότερα το λάθος. Για συστήματα σε κοινόχρηστους χώρους πολυκατοικιών και συγκροτημάτων γραφείων δεν ισχύει ο γενικός κανόνας. Το άρθρο 15 παρ. 3 της Οδηγίας ορίζει ρητά ότι τα δεδομένα διατηρούνται το πολύ έως σαράντα οκτώ (48) ώρες.
Στο ίδιο άρθρο προβλέπεται επίσης ότι οι κάμερες δεν επιτρέπεται να ελέγχουν την πρόσβαση στα κατ’ ιδίαν διαμερίσματα, ότι η μονάδα ελέγχου δεν τοποθετείται εντός διαμερίσματος αλλά σε κοινόχρηστο χώρο ελεγχόμενης πρόσβασης, και ότι δεν επιτρέπεται μετάδοση σήματος εικόνας προς τα διαμερίσματα.
Ο ήχος δεν καταγράφεται
Η επεξεργασία δεδομένων ήχου απαγορεύεται για τους σκοπούς της βιντεοεπιτήρησης (άρθρο 6 παρ. 5). Κατ’ εξαίρεση επιτρέπεται μόνο εφόσον ο υπεύθυνος τεκμηριώσει ειδικά την αναγκαιότητα και η Αρχή την κρίνει απολύτως απαραίτητη. Στην πράξη, τα μικρόφωνα των καμερών απενεργοποιούνται κατά την εγκατάσταση.
Η ενημέρωση δεν είναι διακοσμητική
Πριν ένα πρόσωπο μπει στην εμβέλεια του συστήματος, πρέπει να ενημερώνεται με τρόπο εμφανή και κατανοητό. Σύμφωνα με τις Συστάσεις 2/2020 της Αρχής, η ενημέρωση δομείται σε δύο επίπεδα. Στο πρώτο επίπεδο μπαίνουν ευδιάκριτες πινακίδες σε κάθε πιθανό σημείο εισόδου, με τον σκοπό της επεξεργασίας, την ταυτότητα του υπευθύνου, αναφορά στα δικαιώματα και παραπομπή σε αναλυτική ενημέρωση. Το δεύτερο επίπεδο είναι η αναλυτική ενημέρωση, με όσα ορίζει το άρθρο 13 του ΓΚΠΔ.
Χώροι εργαζομένων
Η επιτήρηση εργαζομένων εντός των χώρων εργασίας δεν επιτρέπεται ως γενικός κανόνας. Ο ν. 4624/2019 (άρθρο 27 παρ. 7) την επιτρέπει μόνο εφόσον είναι απαραίτητη για την προστασία προσώπων και αγαθών, ορίζει ότι τα δεδομένα δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθούν ως κριτήριο αξιολόγησης της αποδοτικότητας, και απαιτεί οι εργαζόμενοι να ενημερώνονται εγγράφως για την εγκατάσταση και λειτουργία του συστήματος. Σε χώρους με αυξημένες προσδοκίες ιδιωτικότητας, όπως τουαλέτες, αποδυτήρια και λουτρά, η λήψη εικόνας απαγορεύεται σε κάθε περίπτωση.
Ρυθμίζεται μία φορά
Ο κύκλος εγγραφής ορίζεται κατά την εγκατάσταση, ώστε το καταγραφικό να διαγράφει αυτόματα στον προβλεπόμενο χρόνο. Είναι ρύθμιση λίγων λεπτών και σας απαλλάσσει από την ανάγκη να αιτιολογήσετε υλικό έξι μηνών σε μεταγενέστερο έλεγχο.
Τα παραπάνω είναι γενική ενημέρωση, όχι νομική συμβουλή. Για τη δική σας εγκατάσταση, ο χρόνος τήρησης εξαρτάται από τον χώρο και τη χρήση.
Πηγές: Οδηγία 1/2011 ΑΠΔΠΧ (ΦΕΚ Β΄ 548/7-4-2011), άρθρα 6, 8, 12, 15, 16· Συστάσεις 2/2020 ΑΠΔΠΧ· ν. 4624/2019 (ΦΕΚ Α΄ 137/29-8-2019), άρθρο 27· Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679.