Την τήρηση της ψυχρής αλυσίδας την τεκμηριώνετε συνήθως μέσα στην εγκατάσταση, δηλαδή στους θαλάμους, στα ψυγεία και στους καταψύκτες. Το στάδιο της μεταφοράς μένει συχνά χωρίς καταγραφή, παρότι εκεί εμφανίζονται οι μεγαλύτερες αποκλίσεις.
Ένα παράδειγμα
Ένα εργαστήριο ζαχαροπλαστικής διανέμει σε καταστήματα με δικό του όχημα-ψυγείο. Ένας πελάτης επιστρέφει παρτίδα με την αιτίαση ότι την παρέλαβε εκτός θερμοκρασίας. Ο θάλαμος του οχήματος διαθέτει καταγραφικό θερμοκρασίας και το όχημα διαθέτει εντοπισμό θέσης, σε δύο όμως ανεξάρτητες εφαρμογές, οπότε κανείς δεν μπορεί να δείξει τι θερμοκρασία είχε ο θάλαμος τη στιγμή της παράδοσης. Με τα δύο συστήματα συσχετισμένα, δηλαδή με τις μετρήσεις τους συνδεδεμένες στην ίδια ώρα, η αναφορά δείχνει για κάθε στάση ώρα, διεύθυνση και θερμοκρασία, και το ζήτημα κλείνει με ένα έγγραφο αντί για αντιδικία.
Πού διακόπτεται η τεκμηρίωση
Από τη στιγμή της φόρτωσης, η θερμοκρασία του θαλάμου παύει να καταγράφεται. Παρατεταμένη στάθμευση, καθυστέρηση στην παράδοση ή δυσλειτουργία της ψυκτικής μονάδας δεν αφήνουν κανένα ίχνος.
Μία εγκατάσταση, δύο μετρήσεις
Η καταγραφή θερμοκρασίας και ο εντοπισμός θέσης είναι ανεξάρτητα συστήματα, μπαίνουν όμως στο ίδιο όχημα και συσχετίζονται χρονικά. Η αναφορά που προκύπτει δείχνει, για κάθε χρονική στιγμή, τη θέση του οχήματος και τη θερμοκρασία του θαλάμου.
Τι καλύπτει
Αν ένας πελάτης αμφισβητήσει την παραλαβή, η αναφορά είναι αντικειμενικό στοιχείο. Σε έλεγχο, η ψυχρή αλυσίδα πρέπει να τεκμηριώνεται συνολικά και όχι μόνο στο σταθερό της σκέλος, δηλαδή στους θαλάμους της εγκατάστασης. Ο Κανονισμός (ΕΚ) 852/2004 ορίζει ότι η ψυκτική αλυσίδα δεν πρέπει να διακόπτεται και ότι τα οχήματα μεταφοράς πρέπει να είναι σε θέση να διατηρούν τις κατάλληλες θερμοκρασίες και να επιτρέπουν την παρακολούθησή τους (Παράρτημα II, Κεφάλαιο IV). Για τα βαθέως κατεψυγμένα, ο Κανονισμός (ΕΚ) 37/2005 προχωρά ένα βήμα παραπέρα και απαιτεί ρητά όργανα καταγραφής στο όχημα, με τήρηση των καταγραφών τουλάχιστον για ένα έτος.
Σε ποιους απευθύνεται
Αφορά διανομές τροφίμων, κρεοπωλεία και ιχθυοπωλεία με ίδιο στόλο, εργαστήρια ζαχαροπλαστικής, επιχειρήσεις catering και φαρμακαποθήκες, δηλαδή κάθε δραστηριότητα με προϊόντα ελεγχόμενης θερμοκρασίας.
Το συνηθισμένο λάθος
Τα δύο συστήματα προμηθεύονται σε διαφορετικό χρόνο και από διαφορετικούς προμηθευτές, με αποτέλεσμα δύο ανεξάρτητες εφαρμογές χωρίς κοινή αναφορά. Ο συσχετισμός των δεδομένων γίνεται τότε χειροκίνητα ή δεν γίνεται καθόλου.
Πηγές: Κανονισμός (ΕΚ) 852/2004, Παράρτημα II Κεφάλαια IV και IX· Κανονισμός (ΕΚ) 37/2005, άρθρο 2· Κανονισμός (ΕΚ) 853/2004, Παράρτημα III.